A Universidade Federal de Viçosa realizou de forma ágil e econômica a contratação do Google Workspace, essencial para diversas atividades acadêmicas e operacionais. Para isso, além da eficiência de suas equipes, a instituição contou com o apoio da Rede Nacional de Ensino e Pesquisa – RNP, que auxiliou na definição do melhor modelo de contratação com significativa redução de tempo e custos.

Uma das mais tradicionais instituições de ensino do Brasil, a Universidade Federal de Viçosa (UFV), se deparou com a missão de modernizar seu processo educacional e, ao mesmo tempo, equilibrar valores disponíveis para investimentos, um desafio cada vez mais comum no setor.

Atualmente é fundamental para as instituições de ensino do Brasil contar com plataformas de produtividade que garantam a realização de atividades online com eficiência e disponibilidade para um amplo conjunto de professores, alunos e demais integrantes da instituição. Na UFV, são mais de 20 mil usuários. A universidade utilizava o G Suite for Education da Google, porém, o sistema, em função das mudanças de política da Google, passaria a ter muitos serviços limitados ou indisponíveis. “Nossa luz vermelha acendeu quando fomos informados de que não teríamos mais espaço de armazenamento ilimitado. Conseguimos reduzir a demanda de espaço com campanhas de conscientização de nossos usuários, mas sem o plano premium, teríamos problemas com os docentes e afetaríamos a qualidade de ensino”, explicou Flávio de Paiva Maia, Chefe de Divisão - Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI.

A decisão tomada foi contratar a mais moderna e completa versão da suíte Google, o Workspace Plus. E foi aí que a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) da UFV encontrou o primeiro desafio. “Na hora da cotação, fomos surpreendidos pelo valor de mercado da aplicação, que estava muito acima de nosso orçamento. Esse custo seria inviável. Foi quando procuramos um parceiro e chegamos a RNP”, explica Flávio.

“Conseguimos um valor excepcional com a RNP, com uma redução de preço que beirou 80% em relação ao que havíamos cotado no mercado, durante o planejamento dessa contratação." explica Flávio de Paiva Maia - Chefe de Divisão - DTI

O RNP+ é o único portal de soluções e serviços brasileiro ofertado por uma organização social sem fins lucrativos, a RNP, cuja atuação é 100% voltada ao setor de ensino e pesquisa. Com um amplo portfólio e parcerias com os maiores provedores mundiais de cloud, tornou-se possível criar uma condição de contratação diferenciada,  com uma economicidade expressiva perante os valores tradicionais de mercado. A RNP é uma OS e, por isso, pôde ser contratada sob dispensa de licitação. “Conseguimos um valor excepcional a RNP, com uma redução de preço que beirou 80% em relação ao que havíamos cotado no mercado, durante o planejamento dessa contratação. Nossos cortes de custeio beiraram os 40% e sem essa condição diferenciada no preço, não teríamos condições de pagar o valor de mercado, logo, não poderíamos contar com esse serviço agora”, pontua Flávio.  

Mas o investimento não seria a única das barreiras a ser superada. Dada a iminência de sofrer com a redução da capacidade de armazenamento, assim como perder aplicações que já estavam em uso, a contratação precisaria acontecer de forma ágil. “A equipe de planejamento da contratação e demais equipes da Universidade foram impecáveis na aplicação dos processos e normas. O time contou ainda com o suporte dos especialistas da RNP para ajudar na definição do modelo de contatação que melhor se adequaria às necessidades. Tanto na parte técnica quanto na questão legal. Conseguimos realizar todo o processo em um prazo muito curto e de forma eficiente”. Explicou.

Resultados expressivos e satisfação dos usuários

Com o sucesso da migração da plataforma Google, toda a comunidade acadêmica dos três campus da UFV passou a ter acesso a diversos benefícios. Com o Google Meet é possível realizar transmissões ao vivo para até 100 mil visualizadores no domínio. Além disso, todos os recursos de engajamento premium da ferramenta estão disponíveis, como o sistema de perguntas e respostas interativas, enquetes e salas temáticas; reuniões com até 500 participantes; e gravação das reuniões. “Se tem algo que não existe reclamação em nossa instituição, é no Google Workspace que foi implementado. A satisfação de todos os usuários é muito clara e expressa por todos”, reforça Flávio.

“Antes, nós precisávamos de dois funcionários 100% focados na gestão dos e-mails da instituição. Agora, tudo foi automatizado e se tornou mais eficiente e rápido. Toda a gestão acontece por meio de APIs”. explica Flávio

Segundo ele, o processo de migração trouxe ainda uma economia significativa para a instituição. No quesito infraestrutura, a UFV pôde melhor utilizar servidores e equipamentos, visto que tudo passou a estar armazenado e gerenciado em nuvem. Até mesmo a equipe pode ser mais bem aproveitada. “Antes, nós precisávamos de dois funcionários 100% focados na gestão dos e-mails da instituição. Agora, tudo foi automatizado e se tornou mais eficiente e rápido. Toda a gestão acontece por meio de APIs”, explica.  

Vale destacar ainda que, caso o processo de migração não fosse realizado, a UFV enfrentaria diversos prejuízos para toda a comunidade universitária, como a desativação do recurso de gravação das reuniões e a limitação de armazenamento para até 100Tb. Hoje, os arquivos dos usuários da UFV ocupam cerca de 270Tb, e isso mostra o quão essencial é um serviço cuja capacidade de armazenamento seja escalável.

A Universidade conta hoje com o mais moderno sistema para atividades online disponível no mercado, e com isso pode afirmar que sua comunidade acadêmica tem à disposição as melhores condições para que a UFV siga se destacando como uma das mais importantes instituições de ensino do Brasil.